第一部分 引言

《劳动合同法》明确规定用人单位在制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。但在实践中，不少用人单位在制定、修改规章制度时，忽略民主程序，自行制定公示，有些甚至未向劳动者公示，当产生劳动争议纠纷时，往往无还手之力、照赔不误。本文以案说法，提示用人单位如何制定、修改规章制度才合法有效，供用人单位参考。

第二部分 真实败诉案例

案例来源：深圳市龙岗区人民法院（2021）粤0307民初16124号民事判决书

案情简介：被告习某于2008年9月入职原告精某公司处，与原告建立劳动关系，2019年3月双方签订了一份自该日起的无固定期限劳动合同。2018年12月前习某任金库助理，2019年1月开始任仓储物流部主管助理。2020年4月，原告以被告消极怠工，拒不服从工作安排，屡次违反公司规章制度，在公司多次督促其端正工作态度后，仍不改正，继续严重违反《员工守则》《奖惩制度》《考勤管理制度》为由，根据《中华人民共和国劳动合同法》《劳动合同》及公司管理制度等规定，向被告出具《关于开除习某的通告》，解除双方劳动合同。被告对原告主张的违纪事实不予认可，并对原告提交的被告参加培训照片、员工奖惩制度、员工守则、考勤与休假制度等证据亦不认可。

法院观点：1.根据法律规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训及劳动纪律等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

2.原告未提交证据证明其提交的规章制度经过职工大会或者全体职工讨论，或与工会或者职工代表平等协商确定。虽然有提交3张拍摄日期为2019年9月19日的培训照片用以证明被告参加了培训，知晓所有规章制度，但培训照片中人员较多，无法辨别参加人员身份；照片中培训课件标题模糊，未显示培训具体内容；未提供培训签到表佐证培训事件的真实存在；证人证言也不足以证实被告参加了培训。原告提交的证据不足以证明被告参与了制度的制定或知晓其规章制度，依法应当承担举证不能的法律后果。

3.原告用以证明被告违纪的证据均是原告单方制作的材料，没有被告的签名确认，且原告提交的证据也不足以证明被告存在原告主张的违纪事实。原告亦无证据证明在与被告解除劳动关系前，已经事先将理由通知工会。

裁判结果：原告辞退被告的行为违法，应向被告支付违法解除劳动关系赔偿金101408.88元（4225.37元×12年×2倍）。

第三部分 律师评析

上述案例并非个案，不少用人单位面临类似风险，需引以为鉴。《劳动合同法》实施后，用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或者重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知，劳动者没有异议的，可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据。因此，用人单位制定、修改规章制度需满足以下条件才合法有效：

1.内容合法合理

用人单位在制定、修改规章制度时，既应确保内容合法，未违反《劳动法》《劳动合同法》等法律、行政法规及政策规定，不违背公序良俗，还应确保内容合理，规章制度的内容应符合普通人的认知准则和社会公众公认的原则，不应过于苛刻或严厉，不应超出劳动管理需要。

2.需经民主程序

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表进行充分的、平等的协商。用人单位应结合工会或与会职工意见，通过协商最终确定规章制度内容。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

3.向劳动者公示

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。未向劳动者公示的规章制度对该劳动者无效。实务中，可采用规章制度发放或培训方式进行公示。采用发放方式的，需每位劳动者签领确认签领的规章制度名称、版本及签领日期。采用培训方式的，应有相关培训会议记录及签到表，应注明培训的规章制度名称、版本、培训时间、地点及参会人员等。

第四部分 律师建议

一、制定、修改规章制度同劳动者平等充分协商

用人单位规章制度缺失民主协商程序，并不必然导致规章制度不具有法律效力，实务中，为避免不必要的法律风险，建议用人单位严格按照《劳动合同法》第四条第二款规定，履行民主协商程序，确保规章制度具有法律效力。实务中，用人单位履行民主协商程序，可采用以下几种方式：

1.通过召开会议的形式向劳动者征求意见。

2.分别、单独书面向全体劳动者征求意见。

3.通过电子邮件的方式向劳动者征求意见（应事先要求劳动者确认其联系邮箱，并妥善保存电子邮件的记录）。

无论采用哪种方式，用人单位均应妥善保管相关材料，避免在发生争议时空口无凭。

二、修改规章制度需同时审查劳动合同

规章制度和劳动合同，均是约定用人单位与劳动者权利义务的重要形式，规章制度适用于多数员工，是用人单位规范劳动权利义务的一般标准，而劳动合同是用人单位与某一员工协商一致的结果，是规范双方权利义务的特殊规定。因此，用人单位与劳动者在劳动合同中特殊约定的法律效力高于用人单位规章制度中一般规定的法律效力，劳动者有权优先选择适用劳动合同。这就要求用人单位在制定或修改规章制度时，应对劳动合同进行审查，避免出现规章制度和劳动合同内容冲突或不一致情况。

三、签订劳动合同勿约定规章制度作为附件

规章制度的制定与修改，依法经过民主程序即可生效，但劳动合同的修改，却必须与劳动者协商一致，如果将规章制度约定为劳动合同的附件，那么规章制度的修改就必须同每一位劳动者协商，会增加规章制度修改难度及成本。

第五部分 法条链接

1.《劳动合同法》

第四条  用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

2.《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释(一)》 第五十条  用人单位根据劳动合同法第四条规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为确定双方权利义务的依据。

用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。

3.《深圳市中级人民法院关于审理劳动争议案件的裁判指引》

第七十二条  用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示或告知的，可以作为用人单位用工管理的依据。

《劳动合同法》实施后，用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项时，未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知的，劳动者没有异议的，可以作为用人单位用工管理的依据。